GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: UM MEIO PARA A EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL

GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: UM MEIO PARA A EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL

As empresas objetivam não somente permanecer no mercado, como também buscam o crescimento. Além disso, procuram uma boa posição no ramo em que atuam e, desse modo, tentam ser bem vistas por seus clientes. Então, querem ter uma boa imagem, pois precisam lograr rendimentos significativos e fazer uma boa gestão de todos os recursos que dispõem, sejam esses financeiros, humanos ou relativos a equipamentos. No entanto, algumas tarefas no dia a dia são executadas informalmente. Sendo assim, a falta de controle sobre elas e também sobre as consequências ocasionadas faz com que haja desperdício de recursos, como tempo e dinheiro, acarretando também prejuízo para a imagem da empresa junto ao mercado.

No que tange às organizações, estas são compostas por processos, os quais são formados por um conjunto de atividades. Ademais, cada uma dessas se constitui de várias tarefas e é por meio delas que é possível agregar valor ao conjunto. Assim, a atividade comercial, por exemplo, é um processo composto por várias etapas, como planejamento de vendas, prospecção, abordagem, levantamento de necessidades, proposição de valor, negociação, fechamento e pós-venda.

Deste modo, quando se tem entendimento e também controle sobre as etapas do processo, não deixando de lado nenhuma delas, e o gestor podendo interferir sempre que necessário, a possibilidade de melhores resultados é muito maior. Então, tanto faturamento como cobrança, compras, logística, crédito, atendimento, recrutamento e seleção, enfim, tudo é processo. Tudo é um conjunto de tarefas, nas quais poucas ou várias pessoas atuam.

Em vista disso, uma empresa onde as atividades são executadas informalmente, de qualquer jeito, não cumprindo um fluxo formal de tarefas, ou seja, a sequência de execução das mesmas, uma empresa que também demonstre a falta de entendimento do motivo pelo qual o fluxo deve seguir de determinada forma, onde os participantes não consigam identificar de maneira ágil a etapa do processo em que se está tendo uma interação ou quem é o responsável por ela, é uma empresa que desperdiça tempo, que desperdiça dinheiro e que não aproveita oportunidades. Essa é uma empresa ineficiente e, certamente, em algum momento passará tal imagem a seus clientes.

Além do mais, há que considerarem-se questões de importância relevante, como a inexistência de métodos de trabalho, a ausência de processos claros e também de controle sobre eles, assim como da falta de definição correta e objetiva de responsabilidades. De igual modo, não deve ser desprezada a identificação precisa da importância de cada função, de cada atividade e de cada tarefa, para o alcance dos objetivos da organização, uma vez que o contraditório faz com que a empresa tenha perda de competitividade e de ganho de capital, em função de tarefas mal executadas e mal geridas.

Da mesma forma, cabe destacar que o gerenciamento de processos faz com que a equipe tenha um entendimento dos objetivos organizacionais, tal como faz com que se percebam os processos informais, se determine processos prioritários e se elimine tarefas desnecessárias, estabelecendo-se objetivos de melhoria. Assim, pois, com o gerenciamento é feito o detalhamento de tarefas, fluxos, interações, prazos e regras de negócio (o que acontece se uma tarefa não for executada, por exemplo). Da mesma forma, se redesenha um novo fluxo otimizado, se automatiza o processo, cria-se indicadores e a partir deles busca-se melhorar sempre.

Então, tanto o desenvolvimento como o gerenciamento de processos fazem com que se tenha padronização, definição clara dos fluxos de trabalho, além da melhora significativa na comunicação interna. Isso, sem desconsiderar o aumento de produtividade e eficiência, redução de custos e eliminação de desperdícios, controle, rastreabilidade e segurança, bem como o acompanhamento em tempo real de todos os processos em execução. Inclusive, com indicadores de prazos para cada etapa, com ações automáticas para o não cumprimento, gerando pró-atividade, base de dados de todas as atividades do processo, permitindo a análise e otimização contínua. E, como se não bastasse, tem-se flexibilidade e rápida adaptação para atender novas demandas, internas e externas, além de lograr-se atender melhor o cliente, obtendo ganho competitivo.

Autor – Cláudio Rodrigo Machado Fraga
Diretor da Optimize Gestão de Processos