AUMENTANDO A EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL COM A AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS DA SUA EMPRESA

AUMENTANDO A EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL COM A AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS DA SUA EMPRESA

Conforme vimos nos artigos “Por que automatizar Processos de Negócios?” e “Como automatizar Processos de Negócios”, a automatização de fluxos de trabalho gera inúmeros benefícios, entre eles a agilidade. Nesse ponto quero destacar um gargalo importante nas organizações que gera desperdícios de tempo e problemas de qualidade em decisões e tarefas: informações.

Para executar uma tarefa ou tomar uma decisão, geralmente é necessário que a pessoa responsável por isso tenha acesso a informações que muitas vezes estão distribuídas em diversas fontes. Então ocorre que além do tempo da tarefa ( executar ou decidir ) ainda há o esforço despendido na busca desses dados para gerar a informação. Imagine ter que cobrar alguém, gerar relatórios em um ou mais sistemas, fazer ligações, trocar e-mails, tudo isso para acessar a informação necessária para a atividade a ser executada. Quanto tempo isso leva? Quanto custa esse tempo? E os recursos envolvidos: troca de e-mails, ligações, geração de planilhas, criação de relatórios, impressão, etc? Uma atividade que levaria “X” tempo para ser executada se transforma em “XXX”… Grande impacto negativo na produtividade, eficiência operacional e consumo de recursos!

A automatização de Processos de Negócios com uma modelagem adequada que, trate além do fluxo de tarefas humanas também o de informações, acaba por minimizar ou eliminar esse gargalo. Fazendo a integração com os demais sistemas da empresa para buscar dados e tratando-os juntamente com as informações do próprio processo que foram sendo alimentados durante a execução do mesmo. O sistema de gestão de processos irá então mostrar em seu formulário de tarefa que o executor irá acessar, todas as informações necessárias para realizar a atividade sem a necessidade de buscar as mesmas nas diversas fontes… Quer dizer economia de tempo, recursos e agilidade total para o processo!

Vamos a um exemplo prático: imagine um processo de vendas onde o Gerente deve aprovar um pedido a prazo. Se o processo não é automatizado, ele recebe esse pedido por e-mail do vendedor, teria que consultar o cadastro, buscar os dados financeiros de títulos em aberto, histórico de pagamentos ( se paga em dia ou não ), últimas compras, nível de estoque do produto, etc… Levaria um tempo consultando outras áreas da empresa e outros sistemas… Com o processo automatizado em ferramenta de software de gestão de processos, o vendedor preenche o pedido e o sistema busca esses dados montando as informações necessárias a serem mostradas no formulário da tarefa para o gerente, que em poucos segundos tomaria a decisão. Ou em uma modelagem mais avançada e inteligente do processo, o próprio sistema tomaria a decisão evitando uma tarefa desnecessária.

Para otimizarmos processos de forma que possam impactar no desempenho e resultados da organização, uma boa gestão, criatividade e ferramentas adequadas são necessárias. E a automatização é um dos pilares para que a gestão de processos alcance seus resultados!

Por: Marcos Almeida, Diretor de Projetos e Soluções da Optimize Gestão de Processos – marcos@optimizebpm.com.br