As organizações são grandes coleções de processos, pois todo o trabalho realizado, seja ele na área em que for, e também aquele que perpassa pelos vários departamentos, se dá pelo conjunto de tarefas realizadas por pessoas, sistemas e ou máquinas. E esse conjunto de atividades, em grande parte das instituições ocorre muitas vezes sem um fluxo de sequência lógica, sem um mapeamento, sem uma documentação, um mapa de processos que mostre, deixe claro e que faça ser entendido em detalhes pelos participantes o que deve ser feito.

A Gestão de Processos de Negócio, tem entre as etapas do seu desenvolvimento, a identificação, análise, o entendimento e mapeamento, e também a documentação dos processos, fazendo com que o fluxo de trabalho, sua sequência, participantes, regras de negócio e também os prazos de execução, sejam visualizados e entendidos de maneira clara por todos. Desta maneira fica muito mais fácil o desenvolvimento das atividades, melhor compreendido o que é responsabilidade de cada um, em qual etapa cada envolvido vai interagir, como deve se dar essa interação e o que se espera dela.

Mas o que é e quais são os benefícios do mapeamento de processos? O mapeamento é o entendimento e a representação gráfica do processo, onde fica claro, o que, como, quem, quando, por que, e para quem o trabalho deve ser realizado. Entre os benefícios do mapeamento estão:

A melhoria na comunicação, pois estrutura e clarifica a informação;

Permite maior controle e medição das etapas do processo;

Identificação de não conformidades;

Simplifica e desburocratiza o trabalho, com a eliminação de tarefas desnecessárias;

Melhora a produtividade;

Reduz custo.

Para alguns gestores, o fato dos processos serem mapeados, documentados e claros para todos os envolvidos, faz com que não ocorra mais desculpas alegando-se que não se sabia o exatamente o que e como se deveria fazer alguma coisa. Para os atores ou executores dos processos, o fato de se ter clareza a respeito do processo e de seus detalhes, faz com que seja possível focar a atenção naquilo que realmente é importante e deve ser feito, podendo mostrar e deixar mais evidente o resultado do seu trabalho, facilitando assim o reconhecimento por parte da direção.

 

Por Rodrigo Fraga – Diretor da Optimize Gestão de Processos