Complementando o artigo “Por que automatizar Processos de Negócios?” vamos falar um pouco de como fazer isso.

Falando um pouco em tecnologia, as empresas normalmente já utilizam softwares de ERP ( Sistema de Gestão empresarial integrado ), que basicamente serve como repositório central dos dados da organização e automatiza algumas funções bem específicas como controle financeiro, estoque, contabilidade, fiscal, recursos humanos e etc. É uma ferramenta que toda a empresa deve possuir, porém é um software mais inflexível onde a organização adquire, personaliza, implanta, e para após poder ter flexibilidade para adaptar alguns processos acaba sendo oneroso em tempo e custo. Para otimizar o ERP, obtendo flexibilidade e gestão em processos, assim como agilidade, flexibilidade e integração entre as áreas e pessoas, a tecnologia de BPMS ( Sistema de Gestão de Processos de Negócios ) é a solução.

Fazendo um comparativo a mais podemos resumir que o ERP tem como principal objetivo gerenciar dados enquanto o BPMS executar e monitorar fluxos de trabalho e tarefas entre sistema e pessoas. O mundo ideal para a automatização de processos de negócio é ter um bom ERP e também um BPMS integrado ao primeiro otimizando a operação da empresa e flexibilizando a gestão. Um não substitui o outro, ambos podem e devem andar de “mãos dadas”. Vamos a um exemplo: imagine um processo de cobrança onde os dados de contas a receber são gerenciados no ERP e o BPMS monitora os mesmos e inicia uma instancia do processo automaticamente quando o título fica devedor mais do que X dias. As tarefas de contato e cobrança são monitoradas e distribuídas entre as pessoas no BPMS.

Como a gestão de processos é o nosso foco aqui na Optimize, aí vai algumas dicas para implementar automatização com BPMS:

  • Implantar a cultura da gestão por processos antes de ferramentas. A empresa deve dominar seus processos, realizando as etapas de mapeamento, análise e (re)desenho/modelagem antes da automatização. Como automatizar algo que ainda não possui formalizado suas regras, fluxos, etc?
  • Escolher um bom BPMS ( considerando que já exista um ERP ). Deve possuir recursos básicos como desenho e execução dos fluxos e tarefas, criação de formulários eletrônicos, relatórios e indicadores para monitoramento do desempenho. Assim como deve possuir recursos para dar flexibilidade aos processos modelados e automatizados, como: diversas formas de início de processo ( manual, automático, baseado em integrações ), integrações com ERP e outros sistemas através de conexão à banco de dados e webservices, e por fim ser uma plataforma que permita inserir código de programação dando liberdade total ao analista que vai automatizar o processo. Ouvi uma vez que “para se ter flexibilidade não pode ter medo de código”;
  • Definir prioridades e escolher os processos mais adequados para automatização. Esses processos devem ter seu desenho, regras e indicadores de desempenho revisados e muito bem definidos. Insisto nesse item, pois é ponto de dificuldades em projetos de gestão de processos;
  • Simular e homologar: após criado o processo no BPMS o mesmo deve ser testado visando aprovar os formulários, regras, forma de execução e integrações com demais sistemas. Já a homologação é um período de execução do processo no dia-a-dia com acompanhamento de perto visando identificar as melhorias necessárias e se o resultado é o esperado;
  • Colocar em produção. E começa a etapa de monitoramento visando a melhoria contínua dando continuidade no ciclo de gestão de processos.

Uma última dica: não faça sozinho, contrate uma empresa especializada que possa lhe prestar o serviço para orientar sua empresa à processos e que lhe forneça a tecnologia adequada e com suporte. A Optimize Gestão de Processos une as duas soluções em um único lugar, serviços de assessoria + tecnologia de software BPMS. Acesse o site e saiba mais: www.optimizebpm.com.br .

Por: Marcos Almeida, Diretor de Projetos e Soluções da Optimize Gestão de Processos – marcos@optimizebpm.com.br