Para obter resultados ao implementar Gestão de Processos na empresa, deve-se seguir o ciclo de melhoria contínua que compreende: Análise e Mapeamento, (Re) Desenho, Implantar e Automatizar, Monitorar e Otimizar. Note que automatizar faz parte do ciclo, entre o (Re) Desenho e Monitorar.

Por que? Bom o ciclo se inicia no Mapeamento e Análise da situação atual do processo a ser melhorado, onde se levantam as informações de como é hoje o fluxo de trabalho, desempenho, gargalos e etc. Depois da análise se identifica as soluções para os problemas e aplica-se no Re-Desenho do Processo, ou seja, sua situação futura ideal, gerando a documentação. Até então temos um vasto trabalho de análise e uma completa documentação com fluxogramas bem desenhados do processo otimizado. Porém somente documentar processos geram resultados limitados, pois servirá apenas como manual para treinar as pessoas envolvidas e para que se tenha o conhecimento no papel.

Aí entra a automatização. Como garantir que regras de negócios e o fluxo de trabalho siga o que foi definido na documentação do processo? E como monitorar desempenho, indicadores e resultados? Com certeza o uso de tecnologia para executar e monitorar processos, automatizando todo ou parte do mesmo é o melhor caminho.

Automatização garante a padronização e conformidade dos processos, que os fluxos de tarefas, prazos e regras sigam o que foi determinado no mapeamento, além de permitir monitorar o desempenho através de informações e indicadores.

Nos próximos Posts falaremos no “Como Automatizar”.

Por: Marcos Almeida, Diretor de Projetos e Soluções da Optimize Gestão de Processos – marcos@optimizebpm.com.br