As organizações são um conjunto de processos. Diversas tarefas são executadas de maneiras variadas por diferentes pessoas, sistemas ou máquinas, buscando sempre o melhor resultado. No entanto, nem sempre os processos são executados de maneira mais produtiva e eficiente, tomando assim mais tempo, esforço e dinheiro durante todo o fluxo. Lembra-te da última vez que analisaste a eficiência dos processos da tua organização ou equipe? Trata-se de uma excelente maneira de aumentar a produtividade, otimizar o tempo e economizar recursos. Para isso veja abaixo 6 passos para evitar retrabalho, perda de tempo e de dinheiro:

Entenda os processos da tua organização, do início ao fim: Parece obvio, mas na prática em muitas organizações tudo está na “cabeça” das pessoas e, assim cada um entende de um jeito. É muito importante que os processos organizacionais sejam conhecidos do início ao fim, de onde vem, para onde vai e como devem ser executados.

Tenha os processos de tua empresa mapeados, descritos, documentados: nas organizações um dos motivos do retrabalho é a informalidade, falta de padronização e clareza acerca das tarefas, aquela cultura de “cada um faz de um jeito e a cada dia de maneira diferente”, isso faz com que se execute mais de uma vez a mesma coisa (a mesma pessoa ou pessoa diferente fazendo o que já foi feito);

Defina responsáveis por cada tarefa e atividade: sabe aquela expressão “cachorro que tem dois donos morre de sede”. Pois é, tarefa que não tem dono é feita mais de uma vez, por mais de uma pessoa. Ou pior ainda, quando um acha que a responsabilidade é do outro e ninguém faz…

Automatize os processos manuais:  o uso de sistemas para a execução de procedimentos cotidianos melhora a gestão interna, evita retrabalhos e garante a conformidade no processo.

Defina um dono para cada processo: é importante que alguém acompanhe a execução das tarefas e se certifique que elas sejam desempenhadas conforme foram definidas, alguém que de suporte ao responsável por cada tarefa.

Identifique e otimize processos ineficientes: Um olhar de “cima” para os processos da empresa faz com que seja possível enxergar gargalos e procedimentos já ultrapassados que atrasam o ritmo de trabalho e desempenho da equipe.

Acompanhar e buscar a otimização dos processos da tua organização tem que ser um hábito. Trabalhar de maneira organizada, evitando retrabalho e desperdício de tempo e dinheiro seguramente fará com que os teus resultados sejam melhores e que a empresa alcance mais sucesso. 

Por Cláudio Rodrigo Machado Fraga – Diretor Optimize Gestão de Processos